Tämä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Renor Oy:n ja tytäryhtiöidemme asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille sekä näiden yhteystahoina toimiville henkilöille.
Tätä tietosuojaselostetta saatetaan päivittää, mikäli Renor Oy:n henkilötietojen käsittelyyn liittyvät käytänteet tai lainsäädäntö muuttuvat. Kulloinkin voimassa oleva tietosuojaselosteemme löytyy aina verkkosivultamme www.renor.fi.
REKISTERINPITÄJÄ
Renor Oy (y-tunnus 2343526-9)
Kiinteistö Oy Lahden Askotalot (y-tunnus 2877517-4)
Kiinteistö Oy Lahden Liesitehdas (y-tunnus 2604806-1)
Kiinteistö Oy Lahden Teollisuuskeskus (y-tunnus 0719369-3)
Kiinteistö Oy Tikkurilan Silkki (y-tunnus 2877518-2)
Kukin erillisenä rekisterinpitäjänä
Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot pyydetään osoittamaan kirjeitse osoitteella Renor Oy / Tietosuoja-asiat, Askonkatu 9 E, 15100 Lahti tai sähköpostitse osoitteella legal@renor.fi ja otsikolla ”tietosuoja-asiat”.
REKISTERIN NIMI
Asiakas-, yhteistyökumppani- ja markkinointirekisteri
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän ja asiakkaan/yhteistyökumppanin väliseen vuokra-, palvelu- tai muuhun sopimukseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien täytäntöön paneminen sekä sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen ja/tai rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen.
Rekisterissä käsitellään rekisterinpitäjän asiakkaina ja yhteistyökumppaneina toimivissa yhtiöissä tai yhteisöissä työskentelevien yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Henkilötietoja käytetään rekisterinpitäjän uutiskirjeiden, tapahtumakutsujen ja muun markkinointiin liittyvien tiedotteiden lähettämiseen, palveluista ja tapahtumista tiedottamiseen, yhteydenpitoon potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden kanssa sekä asiakas/yhteistyökumppanisuhteiden hallintaan, ylläpitoon ja kehittämiseen.
KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Rekisterissä käsitellään muun muassa seuraavia tietoja:
- nimi ja yhteystiedot kuten etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti
- titteli/ammatti sekä edustamansa yhtiö tai yhteisö
- suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
- asiakassuhdetiedot kuten laskutus- ja maksutiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot
- henkilöasiakkaista sopimussuhteessa henkilötunnus ja luottotiedot
- tiedot mahdollisista liiketoimintakielloista tai velkajärjestelystä
- kiinteistökaupoissa lisäksi rahanpesulain edellyttämät tiedot kuten asiakkaan tuntemistiedot (esimerkiksi kopio henkilöllisyystodistuksesta), PEP-tiedot eli tiedot siitä, onko henkilö tai tämän perheenjäsen tai yhtiökumppani nyt tai aiemmin ollut poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö sekä tieto tosiasiallisesta edunsaajasta
TIETOLÄHTEET
Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään mm. rekisterinpitäjän kanssa solmitusta sopimuksesta tai kontaktoinnin yhteydessä suullisesti tai kirjallisesti. Tietoja kerätään myös tapahtumiin ilmoittautumisen ja osallistumisen tai palautteen/yhteydenoton yhteydessä tai myöhemmin asiakkuuden tai yhteistyösuhteen aikana. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi yhteistyökumppaniemme rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
TIETOJEN LUOVUTUS
Rekisterinpitäjä ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa viranomaisille.
Rekisterinpitäjä voi käyttää tässä asiakirjassa mainittujen henkilötietojen käsittelyssä ulkoisia käsittelijöitä ja voi luovuttaa tietoja tässä tarkoituksessa yhteistyökumppaneilleen, jotka käsittelevät tietoja toimeksiannosta rekisterinpitäjän lukuun ja ohjeiden mukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii aina rekisteröityjen tietojen asianmukaisesta käsittelystä ja siitä, että käsittelijät ovat saattaneet voimaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, jotta tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja riittävällä tietoturvan tasolla. Rekisterinpitäjän ja ulkoisen käsittelijän välillä on henkilötietojen käsittelysopimus.
Tietoja ei käsitellä eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.
TIETOJEN KÄSITTELY
Rekisteröityjen henkilötietoja ei käsitellä muihin tarkoituksiin kuin mihin kyseiset henkilötiedot on alun perin kerätty. Lisäksi rekisterinpitäjä pyrkii huolehtimaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden tarpeettomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Sopimusperusteisesti kerätyt tiedot voidaan lähtökohtaisesti säilyttää kymmenen (10) vuotta sopimussuhteen päättymisestä.
Henkilötietoja voidaan säilyttää rekisterinpitäjän valitseman kolmannen osapuolen palvelussa, joka on todettu turvalliseksi ja joka noudattaa hyvää tietosuojakäytäntöä. Rekisterinpitäjä ja kyseinen kolmas osapuoli huolehtivat henkilötietojen ja niiden käsittelyn luottamuksellisuudesta ja tietoturvasta.
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän työntekijät ja sellaiset valtuutetut yhteistyökumppanien henkilöt, joilla työnsä ja/tai tehtäviensä puolesta oikeus käsitellä tämän rekisterin tietoja.
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Fyysisesti tietokannat sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja säädetyin edellytyksin:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu
- vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua
- vaatia käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojensa poistamista
- vastustaa henkilötietojen käsittelyä
- kieltää käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
Renor Oy
Askonkatu 9 E
15100 Lahti
Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelystä toimivaltaiselle tietosuojavalvontaviranomaiselle.
